w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli przez
Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie

Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ) - zarządza się, co następuje:

1.      Ustala się szczegółowe warunki i tryb przeprowadzania kontroli przez Warmińsko
-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie, zwany dalej „Urzędem”.

2.      Przepisy niniejszego zarządzenia nie naruszają zasad i trybu kontroli określonych w przepisach ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ), zwanej dalej „ustawą o wojewodzie” oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodę (Dz. U. Nr 106, poz. 884), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kontroli”.

3.      Przepisy niniejszego zarządzenia nie naruszają zasad, warunków i trybu przeprowadzania kontroli określonych w odrębnych regulacjach prawnych, w szczególności dotyczących:

1)      kontroli wykonywania zadań obronnych,

2)      kontroli z zakresu pomocy społecznej,

3)      kontroli wydatkowania środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.

4.      Procedura kontroli określona w niniejszym zarządzeniu może być stosowana do przeprowadzania kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie oraz innych kontroli, do prowadzenia których zobowiązany jest wojewoda na mocy przepisów szczególnych.

Kontrola ma na celu sprawdzenie i dokonanie oceny badanej działalności według zasad określonych w § 3, a w przypadku ujawnienia nieprawidłowości podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania.

Kontrolę należy prowadzić przy uwzględnieniu następujących zasad:

1)      legalności działania, tj. wykonywania czynności kontrolnych zgodnie z przepisami prawa,

2)      kompleksowości, tj. dokonywania ustaleń kontrolnych pod kątem wszystkich możliwości i przewidzianych lub wynikających z przepisów prawa kryteriów kontroli, w szczególności legalności, gospodarności, celowości i rzetelności,

3)      podmiotowości, tj. dokonywania ustaleń w zakresie działalności kontrolowanej jednostki (komórki) organizacyjnej,

4)      prawdy materialnej, tj. ustalenia rzeczywistego przebiegu i charakteru badanych zdarzeń i zjawisk w oparciu o wszystkie dostępne źródła dowodowe,

5)      dowodzenia ustaleń kontroli, tj. dokonywania ustaleń kontroli na podstawie dowodów,

6)      rzetelnego dokumentowania kontroli, tj. sporządzania dokumentacji kontrolnej zgodnie ze stwierdzonym stanem faktycznym oraz w wymaganej formie.

Kontrola może być prowadzona jako:

1)      kompleksowa, która obejmuje całokształt działania kontrolowanej jednostki organizacyjnej,

2)      problemowa, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej,

3)      sprawdzająca, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych,

4)      doraźna, która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeb pilnego zbadania określonych zdarzeń, i która w razie potrzeby, może przyjąć formę kontroli kompleksowej lub problemowej,

5)      koordynowana, która obejmuje te same zagadnienia w kilku podmiotach kontrolowanych. 

1. System kontroli w Warmińsko-Mazurskim Urzędzie Wojewódzkim obejmuje:

1)      kontrolę wewnętrzną sprawowaną w komórkach organizacyjnych Urzędu,

2)      kontrolę zewnętrzną realizowaną w innych jednostkach organizacyjnych – w zakresie wynikającym z przyznanych Wojewodzie uprawnień kontrolnych.

2. Przepisy rozdziału IV i V niniejszego zarządzenia, a w szczególności dotyczące elementów programu kontroli i protokołu kontroli, można stosować także w przypadku kontroli wewnętrznej, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W przypadku kontroli wewnętrznej nie stosuje się przepisów dotyczących wystąpienia pokontrolnego, a elementy wystąpienia pokontrolnego o których mowa w §34 ust. 1 należy zawrzeć w protokole kontroli.  

Koordynatorem czynności kontrolnych jest Wydział Kontroli i Audytu.

1. Dyrektor Generalny Urzędu jest odpowiedzialny za zorganizowanie i prawidłowe działanie sytemu kontroli wewnętrznej, a także za należyte wykorzystanie wyników tej kontroli.

2. Kontrolę wewnętrzną wykonują w zakresie realizowanych zadań oraz posiadanych uprawnień:

1)Dyrektor Generalny Urzędu, stosownie do odrębnych przepisów, przy pomocy każdorazowo wskazanych dyrektorów wydziałów,

2) Wydział Kontroli i Audytu,

3) dyrektorzy wydziałów i ich zastępcy – w stosunku do pracowników kierowanego wydziału w zakresie wykonywanych przez nich ustalonych czynności i obowiązków,

4) Pełnomocnik Wojewody do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych – w stosunku do pracowników Urzędu w sprawach dotyczących ochrony informacji niejawnych,

5) Główny Księgowy Budżetu Wojewody – w zakresie określonym w przepisach o finansach publicznych,

6) inni pracownicy zobowiązani do wykonywania czynności kontrolnych.

1.      Kontrola wewnętrzna jest sprawowana w postaci:

1)      kontroli wstępnej, która ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom; kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień, decyzji, zarządzeń i innych dokumentów,

2)      kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania, badaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz ich zabezpieczenia, a także badaniu zabezpieczenia baz danych
i dokumentów,

3)      kontroli następnej, obejmującej badania stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności i operacje już dokonane.

2.      Na dowód kontroli dokumentu kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

1.      W razie ujawnienia w toku kontroli wstępnej nieprawidłowości, kontrolujący:

1)      zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień,

2)      odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamia o tym niezwłocznie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzje w sprawie dalszego postępowania.

2.      W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy, jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

W razie ujawnienia czynu uzasadniającego podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, kontrolujący zawiadamia o tym Dyrektora Generalnego Urzędu, jak również zabezpiecza dokumenty i rzeczy mogące stanowić dowód przestępstwa lub wykroczenia.

2.      W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Dyrektor Generalny Urzędu po niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw lub wykroczeń, jest obowiązany:

1)      ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły popełnienie przestępstwa lub wykroczenia, albo sprzyjały ich popełnieniu,

2)      zbadać, czy przestępstwo lub wykroczenie wiązało się z zaniedbaniem obowiązków przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków oraz w razie potrzeby przedsięwziąć środki organizacyjne w celu zabezpieczenia powstawaniu podobnych zaniedbań w przyszłości.

Kontrola zewnętrzna wykonywana jest w szczególności w odniesieniu do:

1)      jednostek organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Wojewodę,

2)      organów rządowej administracji zespolonej,

3)      organów niezespolonej administracji rządowej,

4)      przedsiębiorstw państwowych, dla których Wojewoda jest organem założycielskim,

5)      jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządów w zakresie wykonywania przez nie zadań administracji rządowej oraz wykorzystania dotacji na zadania własne, a także w zakresie innym, jeżeli przepisy szczególne tak stanowią,

6)      innych podmiotów, jeżeli obowiązek prowadzenia kontroli wynika z przepisów prawa, zawartych umów lub porozumień.

Realizację zadań kontroli zewnętrznej zapewniają w zakresie swojej właściwości dyrektorzy wydziałów, kierownicy inspekcji działający w ramach wydziałów Urzędupod kierownictwem Wojewody lub Wicewojewody.

Do obowiązków dyrektorów wydziałów oraz kierowników inspekcji działających w ramach wydziałów Urzędu należy:

1)      zapewnienie realizacji zadań kontrolnych określonych w przepisach prawa,

2)      nadzór nad terminową realizacją kontroli oraz nad prawidłowym sporządzeniem protokołów, informacji z kontroli oraz wystąpień pokontrolnych,

3)      podejmowanie działań mających na celu zapewnienie pełnej skuteczności postępowania kontrolnego, zwłaszcza w zakresie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych,

4)      zapewnienie właściwego przechowywania dokumentacji z kontroli,

5)      przedkładanie kierownictwu Urzędu informacji i analiz na podstawie ustaleń z przeprowadzonych kontroli, niezbędnych do sprawnego i efektywnego zarządzania i administrowania we współpracy z Wydziałem Kontroli i Audytu.

1.      W razie ujawnienia w toku kontroli zewnętrznej czynu uzasadniającego podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo czynu mogącego stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych, dyrektor wydziału odpowiedzialny za realizację kontroli, przygotowuje na podpis Wojewody bądź Wicewojewody projekt zawiadomienia do organu powołanego do ścigania przestępstw lub wykroczeń bądź do rzecznika dyscypliny finansów publicznych.

2.      Zawiadomienie do rzecznika dyscypliny finansów publicznych może również podpisać osoba upoważniona przez Wojewodę.

3.      Zapisy ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku wynikającego z przepisów szczególnych obowiązku powiadomienia innego organu.

Planowanie, przygotowanie i przeprowadzanie kontroli

Kontrole prowadzi się na podstawie Rocznego planu działalności kontrolnej Urzędu, zwanego dalej „Planem kontroli”, którego projekt na podstawie planów kontroli poszczególnych wydziałów Urzędu opracowuje Wydział Kontroli i Audytu i przedstawia Wojewodzie celem zatwierdzenia.

2.      Plan kontroli dyrektorzy wydziałów składają do Wydziału Kontroli i Audytu w terminie do dnia 30 października każdego roku.

3.      W szczególnie uzasadnionych przypadkach plan kontroli można przekazać w terminie późniejszym, umożliwiającym jednak wykonanie przez Wydział Kontroli i Audytu obowiązków określonych w ust. 1.

4.      Załącznik do Planu kontroli stanowi zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego Plan kontroli wewnętrznych w Urzędzie.

5.      W razie potrzeby, niezależnie od planów kontroli, Wojewoda, Wicewojewoda lub Dyrektor Generalny Urzędu, w zakresie swojej właściwości, mogą zarządzić kontrolę doraźną. 

6.      Wojewoda, na wniosek Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu może dokonać zmian w Planie kontroli.

Przy opracowywaniu Planu kontroli uwzględnia się w szczególności:

1)      zadania wynikające z przepisów prawa,

2)      wyniki wcześniejszych kontroli,

3)      wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków,

4)      informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji i stowarzyszeń pozarządowych, a także pochodzące ze środków komunikacji społecznej.

2. W rocznym planie kontroli określa się w szczególności:

2) rodzaj kontroli, określony w § 4,

3. Plan kontroli może zawierać także informacje o osobach odpowiedzialnych
i nadzorujących kontrolę.

Kontrole mogą być prowadzone jednoosobowo lub przez zespół kontrolny.

2.      Zespół kontrolny powołuje dyrektor wydziału wyznaczając przewodniczącego zespołu, który organizuje pracę zespołu i odpowiada za terminowe przeprowadzenie kontroli.

3.      Kontrole mogą być również prowadzone wspólnie przez pracowników kilku wydziałów – w takim przypadku przewodniczącego zespołu kontrolnego wyznacza Wojewoda, Wicewojewoda, Dyrektor Generalny Urzędu lub Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu.

1.      W przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie, Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu, w terminie nie krótszym niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia kontroli, zawiadamia kierownika podmiotu kontrolowanego o: przedmiocie, zakresie, terminie rozpoczęcia i przewidywanym czasie trwania kontroli.

2.      Projekt zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 przygotowuje właściwy wydział Urzędu przeprowadzający kontrole, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie,
a następnie, zaparafowany przez dyrektora wydziału, przekazuje Dyrektorowi Wydziału Kontroli i Audytu celem podpisania.

3.      Zawiadomienie o kontroli, po podpisaniu, przekazuje do podmiotu kontrolowanego właściwy wydział, o którym mowa w ust. 2.

4.      W przypadku kontroli organu rządowej administracji zespolonej w województwie lub organu niezespolonej administracji rządowej w województwie zawiadamia się także organ nadzorujący podmiot kontrolowany lub właściwy organ wyższego stopnia w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U.
z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.). Tryb określony w ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.

5.      Wzór zawiadomienia o kontroli stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

1.      W przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie, realizowanych na podstawie Planu kontroli, właściwy wydział Urzędu, o którym mowa
w § 18 ust. 2 sporządza program kontroli, który, po zaakceptowaniu przez dyrektora właściwego wydziału, zatwierdza Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu.

2.      Program kontroli może być również sporządzony dla kontroli innych niż wymienione w ust. 1 – w takim przypadku jest on zatwierdzany przez dyrektora odpowiedniego wydziału lub kierownika inspekcji działającego w ramach wydziału Urzędu, w zakresie swojego działania. 

3.      Program kontroli  powinien w szczególności określać:

1)      oznaczenie kontroli,

2)      oznaczenie podmiotu kontrolowanego,

3)      przedmiot, zakres i cel kontroli,

4)      imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolujących ze wskazaniem przewodniczącego zespołu kontrolnego,

5)      zagadnienia objęte badaniem kontrolnym wraz z podaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych,

6)      okres poddany kontroli,

7)      termin przeprowadzenia kontroli, a w razie potrzeby inne założenia organizacyjne,
a także wskazówki metodyczne.

4. Program kontroli może zawierać wyniki przeprowadzonych czynności sprawdzająco-wyjaśniających, o których mowa w art. 34 ust. 2 ustawy o wojewodzie oraz wyniki analizy ryzyka.

5. Wzór programu kontroli stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

Kontrolę przeprowadza kontrolujący na podstawie legitymacji służbowej oraz imiennego upoważnienia określającego przedmiot i zakres kontroli, wydanego przez wojewodę lub osobę upoważnioną do działania w jego imieniu – w przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie jest to Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu.

Wzór imiennego upoważnienia do kontroli – w przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie określa załącznik do rozporządzenia w sprawie kontroli.

Kontrola wewnętrzna realizowana w ramach Urzędu może być przeprowadzona na podstawie planu kontroli wewnętrznej lub ustnego polecenia Dyrektora Generalnego Urzędu, bez konieczności posiadania pisemnego upoważnienia.

1.      Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków, praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia bądź osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

O wyłączeniu kontrolującego rozstrzyga z urzędu lub na wniosek kontrolującego albo kierownika jednostki kontrolowanej Wojewoda lub Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu w stosunku do pracowników Wydziału Kontroli i Audytu.

Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie podmiotu kontrolowanego w czasie wykonywania jego zadań, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli – również w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy.

Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzane w razie potrzeby, także poza siedzibą podmiotu kontrolowanego.

Kontrolujący jest zobowiązany do przestrzegania przepisów o postępowaniu
z materiałami i dokumentami zawierającymi informacje niejawne.

1.      Przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący okazuje kierownikowi podmiotu kontrolowanego upoważnienie, a na jego żądanie również legitymację służbową, a także omawia z nim przedmiot, zakres i sposób przeprowadzenia kontroli.

2.      W dniu rozpoczęcia kontroli kontrolujący dokonuje wpisu w księdze ewidencji kontrolnej, jeśli taka księga jest prowadzona przez podmiot kontrolowany.

Obowiązkiem kontrolującego jest:

obiektywne ustalenie stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych,

informowanie kierownika podmiotu kontrolowanego o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych
i usprawniających.

Obowiązkiem kierownika kontrolowanego podmiotu jest:

zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,

zapewnienie przedstawienia na żądanie kontrolującego dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli,

niezwłoczne informowanie kontrolującego o podjętych działaniach zaradczych i usprawniających, o których mowa w § 24 pkt 2,

zapewnienie udzielenia kontrolującemu ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą,

zapewnienie sporządzania uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z dokumentów, uwierzytelnionych kopii dokumentów, a także sporządzania zestawień i danych niezbędnych do kontroli,

zagwarantowanie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolującego materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej.

Odmowa udzielenia wyjaśnień oraz udostępniania może nastąpić wówczas, gdy dotyczą one informacji niejawnych, a kontrolujący nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa oraz w innych przypadkach określonych przepisami prawa.

1.      Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie materiałów zebranych w toku kontroli, stanowiących dowody w postępowaniu kontrolnym.

2.      Dowodami w postępowaniu kontrolnym są w szczególności dokumenty, zabezpieczone rzeczy, wyniki oględzin, opinie biegłych, a także pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu lub innych składników majątkowych, a także przebiegu określonych procesów, kontrolujący może przeprowadzić oględziny.

2.      Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego albo osoby przez niego upoważnionej.

3.      Z przebiegu oględzin sporządza się protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba wymieniona w ust. 2.

Pracownicy podmiotu kontrolowanego udzielają na wniosek kontrolującego i w terminie przez niego określonym ustnych lub pisemnych wyjaśnień w przedmiocie kontroli.

2.      Każdy pracownik podmiotu kontrolowanego może w związku z kontrolą złożyć z własnej inicjatywy ustne lub pisemne oświadczenie.

3.      Z czynności przyjęcia ustnych wyjaśnień i oświadczenia sporządza się protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba składająca wyjaśnienia lub oświadczenie.

Dokumentowanie czynności kontrolnych i zakończenie kontroli

1.      Kontrolujący dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych, na podstawie dowodów i innych dokumentów, o których mowa w § 26-28.

2.      Kontrolujący może dokumentację z kontroli dołączyć do protokołu kontroli w formie załączników lub poczynić do niej odniesienie w protokole kontroli.

1.      Ustalenia kontroli przedstawia się w protokole kontroli.

2.      Protokół kontroli powinien zawierać:

1) oznaczenie podmiotu kontrolowanego, jego siedzibę i adres, imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego, z uwzględnieniem zmian zaistniałych w okresie objętym kontrolą, a w miarę potrzeby - imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych oraz daty objęcia przez nich stanowisk służbowych;

 2) imiona i nazwiska, stanowiska służbowe kontrolujących oraz numery i daty imiennych upoważnień do kontroli;

 3) określenie miejsca oraz daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych
w podmiocie kontrolowanym, z wymienieniem dni przerw w kontroli;

 4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

 5) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym opis ustalonych nieprawidłowości lub naruszeń prawa, z uwzględnieniem przyczyn powstania zakresu
i skutków tych nieprawidłowości lub naruszeń, oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych;

 6) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń, z powołaniem odpowiednich stron akt kontroli;

 7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych
w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;

 8) wzmiankę o odmowie udzielenia wyjaśnień przez pracowników podmiotu kontrolowanego;

 9) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolującego;

 10) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;

 11) wzmiankę o doręczeniu protokołu kontroli kierownikowi podmiotu kontrolowanego;

 12) adnotację o wpisie do rejestru kontroli prowadzonego w podmiocie kontrolowanym,
o ile taki rejestr jest prowadzony;

 13) parafy kontrolujących i kierownika podmiotu kontrolowanego albo upoważnionego pracownika podmiotu kontrolowanego, na każdej stronie protokołu;

 14) podpisy kontrolujących i kierownika podmiotu kontrolowanego albo upoważnionego pracownika podmiotu kontrolowanego oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli, a w przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli - wzmiankę o tym fakcie.

3.      W przypadku, gdy protokół kontroli zawiera informacje niejawne, zaopatruje się go
w odpowiednią klauzulę stosownie do przepisów o ochronie informacji niejawnych.

4.      Protokół kontroli sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
z których jeden otrzymuje kierownik podmiotu kontrolowanego.

5.      Wzór protokołu kontroli stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

1.      Po zakończeniu czynności kontrolnych kontrolujący omawia wyniki kontroli
z kierownikiem podmiotu kontrolowanego, a w razie jego nieobecności z osobą przez niego upoważnioną.

2.      Protokół kontroli podpisują kontrolujący i kierownik podmiotu kontrolowanego, a w razie nieobecności kierownika podmiotu kontrolowanego – osoba przez niego upoważniona.

3.      Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy.

4.      Kierownikowi podmiotu kontrolowanego lub osobie przez niego upoważnionej przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole.

5.      Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

6.       W przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie zastrzeżenia do protokołu składa się do Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu, o czym kontrolujący informuje kierownika podmiotu kontrolowanego w pouczeniu
o przysługujących mu prawach, zawartym w protokole z kontroli.

7.      W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4 kontrolujący ma obowiązek dokonania analizy i, w miarę potrzeby podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych,
a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń, dokonania zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli, z zastrzeżeniem ust. 8.

8.      W przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie, kontrolujący przedstawia swoje stanowisko w sprawie uwzględnienia lub nieuwzględnienia zastrzeżeń Dyrektorowi Wydziału Kontroli i Audytu.

9.      Stanowisko, o którym mowa w ust. 8 Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu przekazuje kierownikowi podmiotu kontrolowanego.

1.      Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie przyczyny tej odmowy.

2.      W razie zgłoszenia zastrzeżeń, termin do złożenia wyjaśnienia o odmowie podpisania protokołu liczy się od dnia otrzymania przez podmiot kontrolowany stanowiska,
o którym mowa w § 31 ust. 8.

3.      Protokół kontroli, którego podpisania odmówili kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona, podpisują kontrolujący, czyniąc na protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączają do protokołu wyjaśnienie, o którym mowa w ust. 1.

4.      Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do realizacji ustaleń kontroli
i skierowania wystąpienia pokontrolnego.

1.      Po zakończeniu postępowania kontrolnego, w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu, lub od daty upływu terminu, o którym mowa w § 32 ust. 1, kontrolujący sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego, w dwóch egzemplarzach.

2.      Przed sporządzeniem projektu wystąpienia pokontrolnego, w przypadku kontroli,
o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie, kontrolujący, w uzgodnieniu
z Dyrektorem Wydziału Kontroli i Audytu, może zwrócić się do kierownika podmiotu kontrolowanego o złożenie, w wyznaczonym terminie, dodatkowych wyjaśnień na piśmie dotyczących przedmiotu kontroli, niezbędnych do sporządzenia projektu wystąpienia pokontrolnego.

3.      Projekt wystąpienia pokontrolnego, w przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie, parafuje dyrektor właściwego wydziału, o którym mowa w § 18 ust. 2 i przekazuje Dyrektorowi Wydziału Kontroli i Audytu celem podpisania.

4.      Za merytoryczną treść wystąpienia pokontrolnego odpowiada dyrektor właściwego wydziału, o którym mowa w § 18 ust. 2.

5.      Wystąpienie pokontrolne, w przypadku kontroli, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie, przekazuje do podmiotu kontrolowanego Wydział Kontroli
i Audytu. Drugi egzemplarz wystąpienia pokontrolnego Wydział Kontroli i Audytu zwraca do właściwego wydziału, o którym mowa w § 18 ust. 2, a kopię pozostawia
w aktach Wydziału Kontroli i Audytu.

1) ocenę działalności podmiotu kontrolowanego, wynikającą z ustaleń zawartych
w protokole kontroli i dodatkowych wyjaśnień, o których mowa w § 33 ust. 2, o ile zostały złożone;

 2) opis przyczyn powstania, zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie;

 3) uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

 2. Wystąpienie pokontrolne zawiera informacje o usunięciu przez kierownika podmiotu kontrolowanego, po sporządzeniu protokołu kontroli, nieprawidłowości stwierdzonych
w toku kontroli.

3. Wzór wystąpienia pokontrolnego zawiera załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.

4. Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne jest obowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od otrzymania wystąpienia, poinformować Wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków lub zaleceń oraz o podjętych działaniach albo przyczynach niepodjęcia tych działań.

5. Odpowiedź na wystąpienie pokontrolne, o której mowa w ust. 4 kierowana jest do właściwego wydziału, o którym mowa w § 18 ust. 2. Wydział ten jest odpowiedzialny za monitorowanie wykonania przez podmiot kontrolowany zaleceń pokontrolnych.

O wynikach przeprowadzonej kontroli, o której mowaw art. 28 ust. 1 i 2 ustawy
o wojewodzie, na podstawie informacji zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, Wydział Kontroli i Audytu informuje organy wyższego stopnia w rozumieniu ustawy z dnia
14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.).

1.      Po zakończeniu kontroli, o której mowa w art. 28 ust. 1 i 2 ustawy o wojewodzie, przewidzianej w planie kontroli, kontrolujący sporządza, na podstawie protokołu kontroli, informację o wynikach kontroli, którą następnie przekazuje Wydziałowi Kontroli
i Audytu. Na polecenie Wojewody, kontrolujący sporządza również informację
o wynikach kontroli doraźnej lub innej nieobjętej planem kontroli.

2.      Wydział Kontroli i Audytu przedstawia Wojewodzie okresowo zbiorcze informacje
o wynikach kontroli, na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, otrzymanych od kontrolujących.

3.      Informacja, o której mowa w ust. 1 zawiera w szczególności:

1)      określenie celu i przedmiotu kontroli oraz czasu jej prowadzenia;

2)      ustalenia kontroli;

3)      ocenę działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie dotyczącym kontroli, uwagi
i wnioski z kontroli;

4)      wnioski dotyczące doskonalenia działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie dotyczącym kontroli.

Informację z kontroli podpisuje kontrolujący.

Wzór informacji z kontroli stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia.

1.      Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2. Traci moc zarządzenie Nr 195 Wojewody Warmińsko-Mazurskiego z dnia 27 czerwca 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli przez Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie.