Zarządzenie Nr 12

Dyrektora Zakładu Obsługi

Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego

w Olsztynie

z dnia 30 kwietnia 2009 r.

w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie.

Na podstawie § 10 Zarządzenia Nr 24 Wojewody Olsztyńskiego z dnia 20 grudnia
1986 r. w sprawie utworzenia gospodarstwa pomocniczego zmienionego Zarządzeniem Wojewody Olsztyńskiego Nr 102 z dnia 9 grudnia 1988 r., Nr 32 z dnia 4 maja 1994 r., Nr 75 z dnia 25 lipca 1996 r., Zarządzeniem Wojewody Warmińsko-Mazurskiego Nr 1 z dnia
2 stycznia 1999 r., Nr 60 z dnia 22 kwietnia 2004 r., Nr 72 z dnia 18 marca 2005 r., Nr 25 z dnia 19 lutego 2009 r., zarządza się, co następuje:

§ 1.

Ustala się Regulamin Organizacyjny Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Regulamin Organizacyjny określa zasady funkcjonowania Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie i ustala jego strukturę oraz zakres zadań wykonywanych na rzecz Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie.

§ 3.

Traci moc Zarządzenie Nr 1 Dyrektora Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie z dnia 1 lutego 2007 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, zmienione zarządzeniami: Nr 9 z dnia 1 czerwca 2007 r. i Nr 1 z dnia 2 stycznia 2009 r.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie po zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, z mocą obowiązującą od dnia
1 maja 2009 r.

Zatwierdzam:

       Marek Reda

 Dyrektor Generalny

Warmińsko-Mazurskiego

 Urzędu Wojewódzkiego

        w Olsztynie

Olsztyn, dnia 29 maja 2009 r.

Załącznik do Zarządzenia

Nr 12

Dyrektora Zakładu Obsługi

Warmińsko-Mazurskiego

Urzędu Wojewódzkiego

w Olsztynie

z dnia 30 kwietnia 2009 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Zakładu Obsługi

Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego

w Olsztynie

§ 1.

Zakład Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie działa na podstawie:

1)      Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.[1]);

2)      Zarządzenia Nr 24 Wojewody Olsztyńskiego dnia 20 grudnia 1986 r. w sprawie utworzenia gospodarstwa pomocniczego zmienionego Zarządzeniem Wojewody Olsztyńskiego Nr 102 z dnia 9 grudnia 1988 r., Nr 32 z dnia 4 maja 1994 r., Nr 75 z dnia 25 lipca 1996 r., Zarządzeniem Wojewody Warmińsko-Mazurskiego
Nr 1 z dnia 2 stycznia 1999 r., Nr 60 z dnia 22 kwietnia 2004 r., Nr 72 z dnia 18 marca 2005 r., Nr 25 z dnia 19 lutego 2009 r.;

3)      Regulaminu Organizacyjnego Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, zwanego dalej „Regulaminem”.

§ 2.

Zakładem Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, zwanym dalej „Zakładem” zarządza Dyrektor Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, zwany dalej „Dyrektorem”, który organizuje i kieruje całokształtem działalności Zakładu, a w szczególności:

1)      zawiera i rozwiązuje umowy związane z działalnością Zakładu;

2)      reprezentuje Zakład na zewnątrz;

3)      składa oświadczenia woli w imieniu Zakładu;

4)      współdziała z Wydziałami Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwanego dalej „Urzędem” w zakresie realizacji zadań;

5)      wydaje akty wewnętrzne w formie zarządzeń;

6)      podejmuje decyzje w sprawach kadrowych;

7)      prowadzi gospodarkę finansową Zakładu;

8)      organizuje i kieruje działalnością Zakładu w zakresie administrowania nieruchomościami, pozostającymi w zarządzie Urzędu;

9)      nadzoruje i koordynuje realizację zadań przez komórki organizacyjne Zakładu;

10)  określa zakresy czynności pracowników.

§ 3.

1.   Dyrektor Zakładu kieruje Zakładem przy pomocy Zastępcy Dyrektora.

2.   Do zadań Zastępcy Dyrektora należy:

1)      kierowanie i nadzorowanie realizacji zadań wykonywanych przez dział eksploatacyjny i dział techniczny;

2)      współdziałanie z Wydziałami Urzędu w zakresie realizacji zadań;

3)      zapewnienie prawidłowej realizacji przepisów BHP i p/pożarowych w obiektach Urzędu;

4)      zarządzanie, organizowanie i kierowanie działalnością Zakładu w czasie nieobecności Dyrektora.

3.   Do wyłącznej kompetencji Dyrektora zastrzeżone są następujące sprawy:

1)      stanowienie przepisów wewnętrznych;

2)      składanie oświadczeń woli w imieniu Zakładu, z zastrzeżeniem § 3 ust. 4 i 5.

4.   Zastępca Dyrektora uprawniony jest do składania oświadczeń woli w imieniu Zakładu podczas nieobecności Dyrektora Zakładu, na podstawie odrębnego upoważnienia.

5.   Dyrektor Zakładu może upoważnić pracownika do składania oświadczeń woli w sprawach dotyczących bieżącej działalności Zakładu, na podstawie odrębnego upoważnienia.

§ 4.

Kontrola wewnętrzna w Zakładzie realizowana jest w oparciu o:

1)      Zarządzenie Nr 9 Dyrektora Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie z dnia 10 lutego 2004 r. w sprawie zasad i trybu prowadzenia kontroli wewnętrznej w Zakładzie Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie;

2)      Zarządzenie Nr 20 Dyrektora Zakładu Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie z dnia 29 grudnia 2006 r. w sprawie zasad sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej i ksiąg rachunkowych w Zakładzie Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie.

§ 5.

Zakład realizuje zadania w zakresie:

1)      utrzymania obiektów Urzędu we właściwym stanie techniczno-eksploatacyjnym;

2)      konserwacji i naprawy urządzeń techniki biurowej;

3)      utrzymania porządku i czystości w obiektach Urzędu oraz na jego posesjach;

4)      ochrony obiektów Urzędu i zabezpieczenia mienia;

5)      gospodarki taborem samochodowym dla obsługi transportowo-komunikacyjnej Urzędu;

6)      zaopatrzenia materiałowo-technicznego;

7)      usług poligraficznych;

8)      kompleksowej obsługi centrali telefonicznej;

9)      prowadzenia gospodarki magazynowej;

10)  prowadzenia biblioteki Urzędu;

11)  przygotowania i obsługi technicznej narad, spotkań, szkoleń itp. organizowanych
w budynku Urzędu oraz rozliczanie wynajmu sal i nagłośnienia;

12)  zamawianie i dostarczania prasy codziennej, periodyków, aktów prawnych itp. dla Urzędu.

§ 6.

1.   W Zakładzie tworzy się następujące komórki organizacyjne, którym nadaje się następujące symbole do oznaczania spraw:

1)   działy:

a)   administracyjny – „GP.A”,

b)   techniczny – „GP.T”,

c)   eksploatacyjny – „GP.E”,

d)   księgowości – „GP.K”,

e)   transportowy – „GP.Tr”;

2)   wieloosobowe stanowisko pracy do spraw obsługi Delegatury Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Elblągu – „GP.El”;

3)   jednoosobowe stanowisko pracy kierowcy -zaopatrzeniowca - konserwatora, który wykonuje swoje obowiązki w siedzibie Delegatury Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Ełku i na jej potrzeby.

2.   Działami kierują kierownicy.

3.   Nadzór nad stanowiskiem pracy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 sprawuje pracownik Zakładu, odrębnie upoważniony przez Dyrektora Zakładu.

§ 7.

Do zadań działu administracyjnego należy:

1)   załatwianie wszystkich spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników oraz ich obsługą kadrową;

2)   czuwanie nad przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy przez pracowników;

3)   organizowanie procedur zamówień publicznych i prowadzenie nadzoru nad udzielaniem zamówień publicznych przez Zakład;

4)   prowadzenie sekretariatu Zakładu;

5)   załatwianie wszystkich spraw związanych z wynajmem i nagłaśnianiem sal narad Urzędu – w tym również dla jednostek obcych oraz rozliczanie należności za wynajem i nagłaśnianie;

6)   prowadzenie biblioteki Urzędu;

7)   przygotowanie informacji publicznych w zakresie działalności Zakładu;

8)   prowadzenie spraw dotyczących przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków wpływających do Zakładu;

9)   zapewnienie organizacyjno-technicznej obsługi działalności socjalnej, prowadzonej przez Zakład;

10) przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora;

11) prowadzenie zbioru przepisów prawnych:

a)   naczelnych i centralnych organów administracji państwowej,

b)   kierownictwa Urzędu,

c)   własnych.

§ 8.

Do zadań działu technicznego należy:

1)   przeprowadzanie okresowych i rocznych przeglądów stanu technicznego obiektów Urzędu;

2)   planowanie i prowadzenie wszystkich spraw związanych z inwestycjami, remontami i konserwacją budynków;

3)   utrzymanie obiektów Urzędu we właściwym stanie technicznym, a w szczególności:

a)   zapewnienie sprawnego działania wszystkich instalacji,

b)   zapewnienie odpowiednich warunków ochrony p/pożarowej;

4)   prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych Urzędu administrowanych przez Zakład;

5)   ustalanie zapotrzebowania i dokonywania zakupów materiałów i środków niezbędnych do prowadzenia bieżących napraw, konserwacji i remontów oraz inwestycji;

6)   określanie przedmiotu zamówienia publicznego zgodnie z zapotrzebowaniem działu w trybie art. 30 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008 r. Nr 171, poz. 1058, Nr 220, poz. 1420
 i Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 19, poz. 101, Nr 65, poz. 545) wraz z określeniem terminu (pożądanego lub wymaganego) realizacji zamówienia i przekazywanie go do działu administracyjnego, w celu sporządzenia specyfikacji, przeprowadzenia postępowania i wyboru oferty;

7)   przygotowywanie projektów umów na wykonanie zadań wymienionych w pkt 3, 5, 6;

8)   sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora, dotyczących funkcjonowania działu;

9)   prowadzenie zbioru przepisów dotyczących zakresu działania działu.

§ 9.

Do zadań działu eksploatacyjnego należy:

1)   realizacja ochrony obiektów Urzędu i mienia, zgodnie z obowiązującym planem ochrony obiektów;

2)   zapewnienie porządku i czystości w obiektach Urzędu oraz na jego posesjach;

3)   wykonywanie usług poligraficznych;

4)   kompleksowa obsługa centrali telefonicznych;

5)   prowadzenie magazynów – biurowego i technicznego;

6)   przygotowywanie i obsługa narad, spotkań, szkoleń itp. organizowanych przez Urząd;

7)   wynajmowanie pomieszczeń i innych powierzchni w obiektach Urzędu i załatwianie wszystkich spraw z tym związanych;

8)   prowadzenie ewidencji urządzeń techniki biurowej i zapewnienie sprawnego ich działania;

9)   prowadzenie działalności gospodarczej w ośrodku wypoczynkowym Urzędu;

10) prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem Urzędu;

11)  przeprowadzanie inwentaryzacji;

12)  ustalanie zapotrzebowania i dokonywanie zakupów materiałów i środków niezbędnych do wykonywania zadań;

13) określanie przedmiotu zamówienia publicznego zgodnie z zapotrzebowaniem działu w trybie art. 30 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wraz z określeniem terminu (pożądanego lub wymaganego) realizacji wymienionego zamówienia i przekazywanie go do działu administracyjnego w celu sporządzenia specyfikacji, przeprowadzenia postępowania i wyboru oferty;

14) przygotowywanie projektów umów na wykonywanie zadań wymienionych w pkt 2, 7, 9, 10 – 12;

15) sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora, dotyczących funkcjonowania działu;

16) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy;

17) prowadzenie zbioru przepisów prawnych, dotyczących zakresu działania działu.

§ 10.

Do zadań działu księgowości należy:

1)      sporządzanie planów finansowych;

2)      sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości finansowej;

3)      prowadzenie rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi przepisami i według następujących zasad:

a)   bieżącej rejestracji operacji finansowych na kontach syntetycznych i analitycznych w porządku chronologicznym i systematycznym z zachowaniem okresów sprawozdawczych,

b)   rozliczanie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów;

4)   prowadzenie wszystkich spraw związanych z płacami pracowników Zakładu zgodnie z płacowym systemem informatycznym;

5)   rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne pracowników Zakładu, zgodnie z programem informatycznym „Płatnik”;

6)   rozliczanie z Urzędem Skarbowym należności podatkowych;

7)   prowadzenie obsługi kasowej Zakładu;

8)   prowadzenie ilościowo-wartościowej ewidencji zapasów materiałowych oraz nadzór nad dokumentowaniem przychodów i rozchodów;

9)   prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych i wyposażenia Urzędu;

10) prowadzenie gospodarki finansowej Zakładu, w tym:

a)   wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

b)   zapewnienie prawidłowości zawieranych umów – pod względem rachunkowym,

c)   przestrzeganie zasad rozliczeń finansowych,

d)   ściąganie należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz egzekwowanie spłat zobowiązań;

11) systematyczne rozliczanie kosztów eksploatacyjnych obiektów Urzędu oraz obciążanie nimi jednostek obcych najmujących pomieszczenia i inne powierzchnie;

12) wystawianie faktur za świadczone przez Zakład usługi;

13) prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania dotyczących ewidencji księgowych;

14) sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora, dotyczących funkcjonowania działu;

15) prowadzenie zbioru przepisów dotyczących zakresu jego działania.

§ 11.

Do zadań działu transportowego należy:

1)   eksploatacja pojazdów samochodowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w tym zarządzeniem Dyrektora Generalnego Urzędu w sprawie szczegółowych zasad korzystania z samochodów służbowych;

2)   zlecanie konserwacji i obsługi technicznej pojazdów samochodowych;

3)   przeprowadzanie przeglądów technicznych pojazdów samochodowych;

4)   prowadzenie racjonalnej i oszczędnej gospodarki ogumieniem, paliwem oraz olejami i smarami a także częściami zamiennymi;

5)   prowadzenie garażowej stacji paliw;

6)   prowadzenie magazynu materiałów pędnych;

7)   określanie przedmiotu zamówienia publicznego zgodnie z zapotrzebowaniem działu w trybie art. 30 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wraz z określeniem terminu (pożądanego lub wymaganego) realizacji wymienionego zamówienia i przekazywanie go do działu administracyjnego w celu sporządzenia specyfikacji, przeprowadzenia postępowania i wyboru oferty;

8)   zabezpieczenie obiektu oraz pojazdów samochodowych przed kradzieżą i włamaniem oraz zniszczeniem lub uszkodzeniem a także samowolnym użyciem;

9)   rejestrowanie zakupionych pojazdów;

10) ubezpieczanie pojazdów oraz zgłaszanie szkód wypadkowych i czuwanie nad ich likwidacją;

11) przestrzeganie terminów przeprowadzania przez pracowników specjalistycznych badań lekarskich a także badań wstępnych, okresowych i kontrolnych;

12) utrzymywanie porządku i czystości wewnątrz obiektu oraz na posesji;

13) dbałość o bezpieczeństwo przeciw pożarowe obiektu i bezwzględne przestrzeganie przepisów przeciw pożarowych i BHP;

14) przestrzeganie dyscypliny finansowej w zakresie wydatków związanych z eksploatacją taboru samochodowego a także wynikających z utrzymania obiektu;

15) sporządzanie projektów zarządzeń Dyrektora, dotyczących funkcjonowania działu;

16) prowadzenie zbioru przepisów prawnych dotyczących zakresu działania działu.

§ 12.

1.   Kierownicy działów zobowiązani są do:

1)      organizowania pracy w sposób gwarantujący terminowe i efektywne wykonywanie zadań;

2)      nadzorowania i kontrolowania przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy oraz przepisów prawnych obowiązujących na danym stanowisku.

2.   Kierownicy działów upoważnieni są do:

1)      współdziałania z Wydziałami Urzędu w zakresie merytorycznej działalności;

2)      wydawania poleceń służbowych pracownikom w granicach ustalonego zakresu zadań i czynności oraz egzekwowanie ich prawidłowego i terminowego wykonania;

3)      przedkładania kierownictwu Zakładu wniosków w sprawach:

a)   awansów,

b)   premii,

c)   nagród,

d)   kar porządkowych,

e)   przedłużania bądź rozwiązywania umów o pracę,

f)   urlopów.

3.   Kierownicy działów ponoszą odpowiedzialność za pracę podległych pracowników.

§ 13.

1.   Dyrektor Zakładu odpowiedzialny jest za udostępnianie informacji publicznej w zakresie działalności Zakładu na zasadach i w trybie określonym ustawą z dnia 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112 poz. 1198 oraz z 2002 r. Nr 153, poz. 1271 oraz z 2004 r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565 i Nr 132, poz. 1110).

2.   Dyrektor Zakładu wyznacza pracownika odpowiedzialnego za opracowywanie i przekazywanie do urzędowego publikatora teleinformatycznego – Biuletynu Informacji Publicznej, materiałów określonych przepisami z zakresu dostępu do informacji publicznej.

§ 14.

W Zakładzie stosuje się następujące pieczęcie:

1)   pieczęć nagłówkową o treści:

„Zakład Obsługi Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie

10-575 Olsztyn, Al. Mar. J. Piłsudskiego 7/9, tel., fax”;

2)   pieczęcie do podpisu pism załatwiających sprawy:

a)   „Dyrektor”, z podaniem imienia i nazwiska,

b)   „Zastępca Dyrektora”, z podaniem imienia i nazwiska,

c)   Z up. Dyrektora Zakładu Obsługi, z podaniem imienia i nazwiska;

3)   pieczęcie do korespondencji, nie mającej charakteru rozstrzygającego z podaniem stanowiska oraz imienia i nazwiska pracownika.

§ 15.

Nadzór nad działalnością Zakładu sprawuje Dyrektor Generalny Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie.

§ 16.

Zmiany niniejszego Regulaminu mogą nastąpić w trybie właściwym dla jego ustalenia.