Regulamin organizacyjny

Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki

Terenowego Banku Danych

w Olsztynie

§ 1

Wojewódzki Ośrodek Informatyki Terenowy Bank Danych w Olsztynie działa na podstawie:

1. ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155, poz. 1014),

2. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 8 maja 1991 r. w sprawie gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 42, poz. 185 z późn. zm.),

3. Statutu Warmińsko - Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie,

4. zarządzenia Nr 38 Wojewody Warmińsko - Mazurskiego z dnia 15 kwietnia 1999r. , zmieniającego zarządzenie w sprawie powołania Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki w Olsztynie.

§ 2

1. Wojewódzki Ośrodek Informatyki jest gospodarstwem pomocniczym Warmińsko - Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego,

2. Wojewódzki Ośrodek Informatyki podlega Wojewodzie Warmińsko - Mazurskiemu, który powołuje i odwołuje Dyrektora Ośrodka,

3. Bezpośredni nadzór nad działalnością Ośrodka sprawuje Dyrektor Generalny Warmińsko- - Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego.

§ 3

Wojewódzkim Ośrodkiem Informatyki zarządza Dyrektor, który organizuje i kieruje całokształtem działalności Ośrodka a w szczególności:

1. reprezentuje Ośrodek na zewnątrz,

2. zawiera i rozwiązuje umowy z wykonawcami, dostawcami i odbiorcami usług,

3. czuwa nad właściwą gospodarką finansową Ośrodka,

4. podejmuje decyzje w sprawach kadrowych,

5. zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

6. współdziała z wydziałami Urzędu Wojewódzkiego oraz jednostkami informatycznymi i innymi w zakresie działalności Ośrodka,

7. wydaje akty normatywne o charakterze wewnętrznym oraz inne niezbędne dla sprawnego funkcjonowania Ośrodka i właściwej realizacji zadań,

8. koordynuje i nadzoruje wykonanie zadań przez komórki organizacyjne Ośrodka.

§ 4

W Wojewódzkim Ośrodku Informatyki działa Komisja Socjalna będąca przedstawicielstwem pracowników. Ustala ona zasady i kryteria podziału środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i przedstawia je do zatwierdzenia Dyrektorowi Ośrodka.

§ 5

W Wojewódzkim Ośrodku Informatyki tworzy się następujące komórki organizacyjne:

1. Dział Techniczny,

2. Dział Przetwarzania Danych,

3. Dział Księgowości,

4. Samodzielne Stanowisko ds. Osobowych,

5. Stanowisko ds. Kancelaryjno - Biurowych.

Działy i stanowiska zobowiązane są do współpracy w taki sposób i w takim zakresie, jaki jest niezbędny do skoordynowania działań zmierzających do najpełniejszej, terminowej i najefektywniejszej realizacji zadań.

§ 6

Do zadań Działu Technicznego należy:

1. zapewnienie bezpieczeństwa danych,

2. administrowanie systemami operacyjnymi,

3. administrowanie sieciami komputerowymi,

4. administrowanie bazą ewidencji ludności,

5. administrowanie bazą ewidencji pojazdów,

6. administrowanie pocztą elektroniczną i Internetem,

7. serwis sprzętu PC,

8. serwis oprogramowania biurowego,

9. marketing i obsługa klientów,

10. wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych,

11. załatwianie wszystkich spraw związanych z zamówieniami publicznymi,

12. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.

§ 7

Do zadań Działu Przetwarzania Danych należy:

1. projektowanie systemów informatycznych,

2. rozpoznawanie, opiniowanie i wdrażanie systemów informatycznych,

3. standaryzacja systemów informatycznych w administracji publicznej,

4. prowadzenie szkoleń komputerowych,

5. obsługa licencji,

6. skład komputerowy Dzienników Urzędowych

7. obsługa Wojewódzkiego Banku Danych – ewidencja ludności

8. projektowanie i wdrażanie stosowania Internetu w administracji,

9. tworzenie oprogramowania systemów informatycznych,

10. prowadzenie spraw związanych z Biuletynem Informacji Publicznej

11. wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych.

§ 8

Do zadań Działu Księgowości należy:

1. sporządzanie planów finansowych Ośrodka,

2. sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości finansowej,

3. prowadzenie gospodarki finansowej i obsługi kasowej Ośrodka,

4. sporządzanie kalkulacji kosztów, sprawozdań finansowych, podatkowych i płacowych oraz terminowe przekazywanie ich odpowiednim jednostkom,

5. prowadzenie programu “Płatnik",

6. prowadzenie płac,

7. prowadzenie gospodarki materiałowej Ośrodka,

8. obsługa logistyczna Ośrodka,

9. kalkulacja cen na usługi,

10. wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonych,

11. prowadzenie ewidencji sprzętu, urządzeń i wyposażenia będącego w dyspozycji ośrodka

§ 9

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Osobowych należy:

1. sporządzanie wymaganej przepisami dokumentacji związanej z przyjęciami do pracy i zwolnieniami pracowników,

2. prowadzenie akt osobowych pracowników i czuwanie nad ich kompletnością,

3. przygotowywanie projektów decyzji we wszystkich sprawach dotyczących zatrudnionych pracowników,

4. załatwianie całokształtu spraw związanych z przyznawaniem prawa do dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych oraz rocznego wynagrodzenia,

5. prowadzenie ewidencji urlopowej oraz sporządzanie planu wykorzystania urlopów wypoczynkowych,

6. sporządzanie sprawozdań i informacji,

7. prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich,

8. wydawanie świadectw pracy, sporządzanie opinii służbowych oraz wystawianie zaświadczeń,

9. kompletowanie dokumentacji i załatwianie całokształtu spraw związanych z przechodzeniem pracowników Ośrodka na emeryturę bądź rentę i współdziałanie w tym zakresie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,

10. prowadzenie podręcznego archiwum akt osobowych z rejestrem i skorowidzem alfabetycznym zwolnionych pracowników,

11. wykonywanie innych zleconych przez przełożonych zadań i czynności. Samodzielne Stanowisko ds. Osobowych posługuje się symbolem OIO.

§ 10

1. odbieranie korespondencji i przesyłek z kancelarii ogólnej i ich rozdział oraz przygotowanie korespondencji i przesyłek do wysyłki i dostarczanie ich do kancelarii ogólnej zgodnie z instrukcja kancelaryjną,

2. prowadzenie ewidencji wpływających i wychodzących dokumentów,

3. prowadzenie zbioru aktów prawnych wewnętrznego kierownictwa i czuwanie nad ich właściwą numeracją oraz kompletnością a w razie potrzeby sporządzanie kopii i ich rozprowadzanie zgodnie z rozdzielnikiem,

4. prowadzenie zbioru aktów prawnych kierownictwa tut. Urzędu oraz naczelnych i centralnych organów administracji państwowej w zakresie dotyczących funkcjonowania Ośrodka,

5. załatwianie spraw techniczno-organizacyjnych związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Dyrektora Ośrodka,

6. przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów itp.,

7. przyjmowanie interesantów i udzielanie im właściwych informacji,

8. organizowanie narad, spotkań itp. pracowników Ośrodka,

9. prowadzenie książki wyjść w godzinach służbowych,

10. wystawianie i rejestracja delegacji służbowych,

11. załatwianie całokształtu spraw związanych z przygotowywaniem materiałów dokumentów itp. do archiwum zgodnie z instrukcją archiwalną,

12. składanie zamówień na materiały oraz sprzęt techniki biurowej i ich rozdział zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez pracowników.

13. przygotowanie, rejestrowanie i wysyłanie pism stanowiących tajemnicę służbową o klauzuli “zastrzeżone”.

§ 11

Działami Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki kierują Kierownicy i Główny Księgowy, którzy:

1. organizują pracę działów w sposób zapewniający najpełniejsze, terminowe i najefektywniejsze wykonanie zadań,

2. dokonują podziału zadań i czynności oraz czuwają nad prawidłowym i terminowym ich wykonaniem,

3. nadzorują i kontrolują przestrzeganie przez podległych pracowników dyscypliny pracy oraz przepisów prawnych obowiązujących na danym stanowisku - w tym w szczególności, dotyczących ochrony danych osobowych.

Kierownicy działów upoważnieni są do:

1. współdziałania z wydziałami Urzędu Wojewódzkiego oraz jednostkami informatycznymi i innymi w zakresie merytorycznej działalności,

2. wydawania poleceń służbowych podległym pracownikom w granicach ustalonego zakresu obowiązków oraz egzekwowanie ich prawidłowego i terminowego wykonania,

3. przedkładanie Dyrektorowi Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki wniosków w sprawach:
   - awansów,

Kierownicy działów odpowiedzialni są za pracę podległych pracowników. Zastępstwo, nieobecnego w pracy kierownika działu, sprawuje pracownik wyznaczony przez Dyrektora Ośrodka.

§ 12

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Wojewódzkim Ośrodku Informatyki określa Instrukcja Kancelaryjna dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

§ 13

Ośrodek używa pieczęci podłużnej z napisem:

Wojewódzki Ośrodek Informatyki Terenowy Bank Danych w Olsztynie

§ 14

Wojewódzki Ośrodek Informatyki posługuje się nazwą skróconą “WOI TBD Olsztyn".